3 cách bảo vệ an toàn dữ liệu hòm thư Gmail của bạn
| 01/03/2011 02:00 PM
Những phương pháp để bảo vệ thông tin trong email của bạn khỏi các nguy cơ bị mất sạch giống như vụ việc của Google vừa rồi.
Ngày hôm qua, hàng trăm ngàn người trên thế giới đã phát hoảng khi phát hiện tài khoản Gmail của mình hoặc biến mất hoặc "được" reset lại trong tình trạng mới hoàn toàn (còn 3 thư chào mừng của Google). Tuy nhiều khả năng tài khoản của họ sẽ được khôi phục trong vài ngày tới nhưng nhiều người vẫn đang "đau tim" bởi không ít dữ liệu trong mail là những tài liệu quan trọng và không thể lấy lại.
Cũng nhờ lỗi nghiêm trọng này của Google, vấn đề bảo vệ dữ liệu trong quá trình sử dụng email được nhiều người quan tâm hơn. Không ai muốn một ngày kia dữ liệu của mình của mình biến mất hoàn toàn. Có rất nhiều cách để tránh mất dữ liệu. Sau đây, GenK.vn xin giới thiệu tới bạn đọc một số phương án để bảo toàn dữ liệu trong mail của mình.
Sử dụng các công cụ để backup
Ưu điểm: dễ sử dụng, an toàn, miễn phí. Có thể sao lưu cũng như khôi phục tương đối dễ dàng.
Nhược điểm: phải backup và khó trong các trường hợp đột xuất như Gmail vừa qua.
Đánh giá: 7/10
Hướng dẫn
Có rất nhiều phần mềm hỗ trợ backup dữ liệu từ Gmail của bạn. Lần này, GenK.vn xin giới thiệu với các bạn một công cụ nhỏ gọn, hoàn toàn miễn phí và rất dễ sử dụng để backup email: Gmail Backup.
Cách sử dụng chương trình này tương đối dễ dàng, các bạn chỉ cần download bộ cài đặt (4.4 MB) tại đây. Quá trình cài đặt rất đơn giản, bạn hầu như chỉ phải ấn next mỗi khi chương trình yêu cầu.
Sau khi cài đặt và khởi động, chương trình có giao diện khá đơn giản như hình phía trên. Để backup dữ liệu từ email, bạn cần cung cấp các thông tin sau cho chương trình: Gmail login (tên hòm thư Google của bạn), Gmail password (mật khẩu hộp thư), Backup folder (thư mục chứa bản backup), Since date (ngày bắt đầu), Before date (ngày sau cùng). Sau đó, ấn Backup để bắt đầu quá trình sao lưu. Ấn stop nếu muốn hủy bỏ.
Khi muốn phục hồi các thông tin đã backup, các bạn có thể dùng chương trình và cung cấp các thông tin tương tự để phần mềm hoàn thành nốt phần việc của nó.
Sử dụng các chương trình quản lý email
Ưu điểm: tiện lợi, có thể xem mail khi mất mạng. Có thể kết hợp để quản lý email.
Nhược điểm: sử dụng phức tạp (với người mới làm quen), đa số phần mềm là thu phí.
Đánh giá: 5/10.
Hầu như chỉ thích hợp với những người quen sử dụng và là giải pháp cuối cùng khi muốn backup thông tin trong email.
Trước hết bạn phải có chương trình MicroSoft Outlook (trong bộ MicroSoft Office). Sau khi khởi động chương trình, bạn sẽ nhận được thông báo khai báo địa chỉ email như hình bên dưới.
Sau khi khung nhập địa chỉ hiện ra, bạn điền đầy đủ thông tin của mình theo mẫu dưới đây. Sau đó ấn Next. Với các email thông thường và phổ biến (Gmail, Yahoo Mail,...) chương trình sẽ tự động cập nhật setting cho bạn. Với các loại email khác, hãy xem cấu hình cụ thể (cung cấp bởi admin mail đó).
Sau khi đăng nhập thành công, bạn chờ một lát cho chương trình download email từ hòm thư của bạn. Sau đó thực hiện theo các bước sau để backup thông tin.
Ngoài ra, bạn có thể copy file outlook.pst trong thư mục cài đặt của Outlook. Sau này muốn backup, bạn chỉ cần copy lại file đó vào thư mục Outlook.
Foward cho các email khác
Ưu điểm: miễn phí, tiện lợi, backup liên tục, dễ tra cứu.
Nhược điểm: tăng rủi ro bị người khác đọc trộm email.
Đánh giá: 9.5/10. Đây là hình thức backup tiện lợi nhất.
Cách cuối cùng này là cách được nhiều người sử dụng nhất nhằm backup các dữ liệu trên email của mình một cách liên tục. Thực ra đây là cách cài đặt cho hệ thống tự động foward tất cả email của bạn sang một hòm mail được chỉ định.
Cách làm khá đơn giản, bạn vào email của mình, chọn Email Settings. Chọn “Forwarding and POP/IMAP” -> vào “Forwarding” -> “Add a forwarding address”. Điền địa chỉ email thứ hai của bạn vào đây.
Sau đó, vào email thứ hai (email backup) tìm thư được Gmail gửi. Ấn vào link xác nhận trong thư hoặc lấy code trong thư copy vào ô kiểm tra để Gmail xác nhận. Sau khi hoàn thành các thao tác này, email mỗi khi gửi tới hòm thư của bạn sẽ có 1 bản sao lưu dự phòng bên hòm thư kia.
Chúc các bạn thành công và yên tâm về những dữ liệu quan trong trên email của mình.